تکنیک‌های ساده در مدیریت طوفان فکری

اولین‌بار الکس آزبورن (Alex Osborn)، مدیر تبلیغاتی آمریکایی بود که تکنیک طوفان فکری را به وجود آورد و در کتاب خود به نام “Applied Imagination” در مورد آن نوشت. از آن روز به بعد، محققان و اندیشمندان تکنیک اولیه او را بسیار بهبود بخشیده‌اند.

روش طوفان فکری، رویکردی راحت و دورهمی به حل مسئله را، با تفکر جانبی و غیرمستقیم ترکیب می‌کند. طوفان فکری افراد را به تولید ایده‌هایی ترغیب می‌کند که شاید در ابتدا احمقانه به نظر بیایند. با کمی دست‌کاری، بعضی از همین ایده‌ها می‌توانند به راه‌حل‌های خلاقانه و بدیعی تبدیل شوند. بعضی دیگر از آنها هم ممکن است جرقه ایده‌های بعدی را بزنند. به این شکل ذهن افراد باز می‌شود و از زندان متعارف تفکرشان رها می‌گردند.

برای رسیدن به همین هدف است که در جلسات طوفان فکری هیچ‌کس نباید از ایده‌ای انتقاد یا آن را تشویق کند. در این جلسات سعی بر این است که افق‌های جدیدی از راه‌حل‌ها بر افراد گشوده شود و پیش‌فرض‌های اشتباهشان را درباره مشکل در هم بشکنند. قضاوت و تحلیل جلوی تولید ایده را می‌گیرد و نمی‌گذارد خلاقیت، خودش را نشان بدهد.

چرا از طوفان فکری استفاده می‌کنیم؟

رفتارهای زیان‌بار در گروه می‌توانند کار روش‌های متعارف حل مسئله گروهی را خراب کنند. شروع کردن حل مسئله با فرآیندی ساختاریافته و تحلیلی خیلی اهمیت دارد؛ اما ممکن است گروه را به سوی ایده‌های نصفه‌نیمه و پیش‌پاافتاده ببرد. در مقابل، طوفان فکری محیط آزاد و بی‌سانسوری فراهم می‌کند که همه در آن به مشارکت تشویق می‌شوند. از ایده‌های عجیب و غریب استقبال می‌شود و همین‌ها اساس ایده‌های بعدی می‌شوند. همه به همکاری ترغیب می‌شوند و اینگونه انبوهی از راه‌حل‌های خلاقانه ایجاد می‌شوند.

وقتی برای حل مسائل از طوفان فکری بهره می‌برید، تجارب متنوع اعضای تیم را هم وارد بازی می‌کنید. با این کار غنای ایده‌ها را بالا می‌برید، و در نتیجه راه‌حل‌های بهتری برای مشکلاتتان پیدا خواهید کرد.

طوفان فکری باعث می‌شود اعضای تیم راه‌حلی را که در نهایت انتخاب شده بیشتر قبول داشته باشند؛ بالاخره چون خودشان هم در رسیدن به آن نقش داشته‌اند، بیشتر به آن پایبندند و برای عملی شدنش جدی‌تر تلاش خواهند کرد. علاوه بر این، ازآنجایی‌که وقت طوفان فکری به همه خوش می‌گذرد، اعضای تیم در عین اینکه در فضایی مثبت و رضایت‌بخش مسائل را حل می‌کنند، به یکدیگر هم نزدیک‌تر می‌شوند.

طوفان فکری می‌تواند بسیار مؤثر باشد؛ اما نکته مهم این است که با ذهن باز و بدون قضاوت به آن بپردازید. اگر غیر از این باشد هیچ‌کس صدایش درنمی‌آید، کیفیت و کمیت ایده‌ها افت می‌کند و روحیه همه تضعیف می‌شود.

طوفان فکری انفرادی

معمولاً طوفان فکریِ گروهی از روش‌های متعارف حل مسئله گروهی بیشتر جواب می‌دهد. اما جالب این است که تحقیقات گوناگون نشان داده‌اند که طوفان فکری انفرادی از نوع گروهی هم نتیجه‌بخش‌تر است؛ هم از نظر کیفیت و هم از نظر کمیت.

شاید علت این باشد که گروه‌ها بعضاً قوانین طوفان فکری را زیر پا می‌گذارند و پای رفتارهای زیان‌‌بخش به گروه باز می‌شود. اما اغلب اوقات ایراد کار این است که افراد آن‌قدر به بقیه توجه می‌کنند که دیگر خودشان ایده نمی‌زنند، یا وقتی منتظرند نوبت صحبتشان برسد ایده‌هایشان را از یاد می‌برند. به این اتفاق انسداد (Blocking) می‌گویند.

وقتی خودتان تنهایی طوفان فکری می‌کنید، دیگر لازم نیست نگران نظر بقیه باشید یا رعایت حالشان را بکنید که مبادا ناراحت بشوند. می‌توانید آزادانه‌تر فکر کنید و خلاق‌تر باشید. مثلاً ممکن است در جلسه گروهی یکی از ایده‌هایتان را از ترس مسخره بودنش مطرح نکنید؛ اما وقتی تنهایی در موردش بیشتر فکر کردید ممکن است یک راه خارق‌العاده از دل آن دربیاید.

با همه اینها ممکن است وقتی تنهایی کار می‌کنید نتوانید به‌اندازه جلسه گروهی به ایده‌ها پروبال بدهید؛ چرا که دیگر تجربه گسترده مجموع اعضای تیم را ندارید که از آنها استفاده کنید.

طوفان فکری گروهی

اینجا می‌توانید از قوه خلاقیت همه اعضای گروه و انبوه تجارب آنها بهره ببرید. وقتی یکی از اعضا در ایده‌ای به بن‌بست می‌رسد، خلاقیت و تجربه یک نفر دیگر می‌تواند به توسعه‌ ایده او کمک کند. در طوفان فکری گروهی می‌شود ایده‌ها را بیش‌تر و بهتر از طوفان فکریِ فردی بسط داد.

امتیاز دیگر طوفان فکری گروهی این است که همه احساس می‌کنند نقشی در رسیدن به راه‌حل داشته‌اند و به یاد می‌آورند که بقیه هم ایده‌های بدیعی برای عرضه دارند. درضمن گروهی ایده دادن باعث می‌شود به همه خوش بگذرد و این اتفاق برای تیم‌سازی عالی است! با همه اینها، طوفان فکری گروهی مخاطره‌هایی هم به همراه دارد. پیشنهاد‌‌های غیرعادی شاید در ابتدا بی‌ارزش به نظر برسند. در اینجاست که باید جلسات را بادقت مدیریت کنید تا اعضای تیم این ایده‌ها را خردوخمیر نکنند و باعث خشک‌شدن خلاقیت جمع نشوند.

بهتر است تا جایی که می‌شود اعضای گروه از حیطه‌های تخصصی گوناگون باشند. تلاقی تجربه‌های جورواجور خلاقیتِ جلسه را بیشتر می‌کند. اما حواستان باشد که گروهتان بیش از حد بزرگ نشود؛ درست مثل دیگر کارهای تیمی، یک گروه پنج تا هفت‌نفره معمولاً بهترین نتیجه را دارد.

مرحله اول: آماده‌سازی گروه

در قدم اول فضای راحت و مطبوعی برای جلسه فراهم کنید. مطمئن شوید که اتاق نور کافی دارد، ابزارها و منابع لازم آماده است و خوراکی و نوشیدنی برای تجدید قوا فراهم کرده‌اید. ببینید تیمتان برای طوفان فکری و حل مسئله شما تا چه حد نیازمند اطلاعات و آماده‌سازی است؟ به‌خاطر داشته باشید که آماده‌سازی اهمیت دارد؛ اما اگر در آن افراط شود ممکن است طبیعت آزاد و بی‌قید طوفان فکری را دربند کند یا حتی به‌کلی آن را نابود سازد.

چه کسانی در این جلسه حضور خواهند داشت؟ گروهی که همه اعضایش شبیه به هم فکر می‌کنند به‌اندازه تیمی که اعضای متنوع و متفاوت با هم دارد خلاق نخواهد بود؛ بنابراین سعی کنید افرادی از حوزه‌های کاری مختلف داشته باشید و از اشخاصی با شیوه‌های فکر متنوع دعوت کنید.

وقتی همه یک جا جمع شدند، یک نفر را مسئول ثبت ایده‌های مطرح شده کنید. لازم نیست این فرد حتماً سرپرست گروه باشد؛ چرا که سخت می‌شود هم جلسه را ثبت کرد و هم در آن مشارکت داشت. یادداشت‌ها و اطلاعات لازم را جایی بگذارید که در دیدرس همه باشد؛ مثلاً روی فلیپ‌چارت یا وایت‌برد. می‌توانید از یک لپ‌تاپ و پروژکتور هم استفاده کنید.

مرحله دوم: ارائه مسئله

مشکل مورد نظرتان را آشکار و واضح توصیف کنید. هر معیاری که راه‌حل موردنظر باید داشته باشد را برای جمع توضیح دهید. مشخص کنید که هدف جلسه این است که تا می‌توانیم ایده بزنیم.

ابتدای جلسه، زمان فراوانی در اختیار افراد بگذارید تا در سکوت هر ایده‌ای که به ذهن خودشان می‌رسد روی کاغذ بنویسند. سپس از آنها بخواهید تا ایده‌هایشان را با همه در میان بگذارند و مطمئن شوید که همه فرصت مساوی برای مشارکت داشته‌اند.

مرحله سوم: هدایت کردن بحث

وقتی همه اعضای تیم ایده‌هایشان را خواندند، نوبت بحث گروهی است تا به ایده‌های مختلف پروبال بدهید و از آنها برای خلق ایده‌های جدید بهره ببرید. پیداکردن راه‌حل‌های جدید بر پایه راه‌حل‌های دیگران یکی از ارزشمندترین جنبه‌های طوفان فکریِ گروهی است. همه، حتی ساکت‌ترین اعضای گروه را به مشارکت در بحث و بسط دادن ایده‌ها تشویق کنید. نگذارید هیچ‌کس از ایده‌ها انتقاد کند.

به‌عنوان تسهیل‌کننده گروه، شما هم اگر ایده‌ای به ذهن‌تان رسید بهتر است با گروه در میان بگذارید. اما انرژی و وقت‌تان را بیش‌تر بر حمایت از تیم و هدایت بحث صرف کنید. فقط یک بحث را درآن‌واحد جلو ببرید و اگر دیدید اعضای تیم دارند از بحث منحرف می‌شوند، تمرکز را به موضوع برگردانید.

در زمانی اینکه بحث را هدایت می‌کنید، زیاد به ریاست نپردازید! و اجازه دهید همه از طوفان فکری لذت ببرند. از خلاقیت استقبال کنید و تیمتان را ترغیب کنید تا هرچقدر می‌توانند ایده بزنند؛ بدون توجه به این که می‌شود آنها را عملی کرد یا نه. از آزمایش‌های فکری مثل تحریک (ارائه ایده‌های مسخره و نشدنی و بعد تبدیل آنها به ایده‌های قابل انجام) یا داده تصادفی (استفاده از اجسام، کلمه‌ها یا عبارات تصادفی و پیداکردن ربطی بین آن و موضوع مورد بررسی) بهره ببرید تا ایده‌های غیرمنتظره‌ای خلق کنید.

یک سلسله از افکار را زیادی دنبال نکنید. مطمئن شوید که مقدار خوبی از ایده‌های متنوع پیدا کرده‌اید و بعد هر ایده را به‌تفصیل وارسی کنید. اگر کسی از بین اعضا نیاز داشت تا از بحث کناره بگیرد و خودش به‌تنهایی روی ایده‌ای کار کند، به او اجازه این کار را بدهید. سرانجام اینکه اگر جلسه طولانی است، حتماً وقفه‌های زیادی برای استراحت بدهید تا اعضا انرژی برای تمرکز کردن داشته باشند.

۵ تکنیک ساده برای مدیران در جلسات طوفان فکری

تکنیک نخست؛ نوشتار ذهنی:

نوشتار ذهنی همواره در شمار اولین متدهای مؤثر برای تولید ایده‌های جدید و کاربردی معرفی شده است. در این روش هرکدام از اعضا راه‌حل و یا ایده موردنظر خود را روی تکه‌ای کاغذ می‌نویسد. پس از این مرحله، دیگر اعضای تیم ایده‌های مطرح شده را بررسی کرده و در صورت نیاز آنها را اصلاح می‌کنند. جالب است بدانید که تکنیک مذکور کاملاً علمی بوده و در سال ۱۹۶۸ توسعه‌یافته است. به نوشتار ذهنی، متد ۵-۳-۶ و یا متد ۶۳۵ نیز گرفته می‌شود زیرا باید ۶ نفر ظرف مدت‌زمان ۵ دقیقه ۳ ایده یادداشت کنند. هر شرکت‌کننده در جلسه پس از نوشتن ایده‌های خود، کاغذ را به نفری که در سمت راست وی نشسته است تحویل می‌دهد. شرکت‌کننده دوم نیز ۳ ایده دیگر به ایده‌های نفر قبلی اضافه می‌کند. این عمل تا جایی تکرار می‌شود که تمام سطح برگه موردنظر پر شود. نتیجه ۱۰۸ راه‌حل یا ایده جدید برای مشکلی مشخص خواهد بود!

تکنیک دوم؛ نفی

این تکنیک نیز یکی دیگر از روش‌های اثرگذار به‌ویژه در بخش توسعه محصول و یا طی مرحله ایده‌پردازی در یک استارتاپ خواهد بود. در تکنیک نفی، اعضا دلایل خود پیرامون شکست یک محصول و یا ایده خاص را در بازار مربوطه یادداشت می‌کنند. پس از آن احتمالات نام‌برده به‌صورت گروهی موردبحث قرار گرفته و روش‌هایی مؤثر برای جلوگیری از وقوع آن پیشنهاد می‌شود. باید توجه باشید که علت‌یابی به‌گونه‌ای کلی‌نگر انجام نخواهد شد مانند: “این محصول موفق نمی‌شود زیرا رقبا قوی‌تر هستند! ” بلکه باید بر جزئیات تمرکز کرد. به‌عنوان‌مثال رقیب نام‌برده از چه منظری نسبت به کسب‌وکار مرجع برتری دارد؟ البته لازم به ذکر است که این تکنیک نیازمند مهارت کافی در سخنوری و مدیریت جمع خواهد بود.

تکنیک سوم؛ طوفان فکری معکوس

این متد شباهت زیادی به روش قبلی دارد. همان‌طور که از نام آن نیز مشخص است، در این رویکرد مشکل موردنظر به‌گونه‌ای معکوس رفع خواهد شد. به‌جای طرح یک پرسش مستقیم مانند: “چه کاری می‌توان انجام داد تا مشتریان بازهم کسب‌وکار ما را انتخاب کنند؟”، بحث را با پرسشی منفی دنبال خواهیم کرد. “چه کاری می‌توان انجام داد تا مشتریان هرگز به کسب‌وکار ما بازنگردند؟” و یا “چگونه می‌توان مشتریان را فراری داد؟! ” اصلی‌ترین پاسخ‌ها به چنین سؤالاتی مشابه موارد زیر خواهند بود:

• پیش از رسیدگی به امر مشتریان، آنها را تا جایی که می‌توانید معطل کنید!
• با بدخلقی و عصبانیت به آنها جواب دهید!
• فریاد زده و یا ایجاد سروصدا کنید!
• از استراتژی‌های قیمت‌گذاری بر پایه حیله و تزویر استفاده کنید!
• محصولی مشابه را به هر مشتری با قیمتی متفاوت پیشنهاد دهید!

روش معکوس می‌تواند تأثیر مهمی در درک وضعیت فعلی کسب‌وکارتان داشته باشد، ضمن این که استفاده از آن هیچ‌گونه هزینه‌ای به دنبال نخواهد داشت.

تکنیک چهارم؛ انفجار ستاره‌ای

یکی از هوشمندانه‌ترین روش‌ها برای ترغیب اعضای تیم به تولید ایده‌های جدید، طرح سؤالات متعدد است. به این متد انفجار ستاره‌ای می‌گویند. درست مانند آن است که ایده پیشنهادی در مرکز ستاره قرار بگیرد و هر پَر ستاره یک پرسش باشد. این تکنیک به شفافیت هر چه بیشتر ایده مطرح شده کمک خواهد کرد. بدین ترتیب نظراتی که دیگر اعضای تیم نیز می‌دهند به واقعیت نزدیک‌تر بوده و نتیجه بهتری به دنبال خواهد داشت. پس تکنیک انفجار ستاره‌ای بیش از پاسخ، بر طرح پرسش‌های بیشتر متمرکز می‌شود.

تکنیک پنجم؛ طوفان نقش‌ها

طوفان نقش‌ها نسخه‌ای تکامل‌یافته از متد اصلی طوفان مغزی است که در آن به هر عضو نقشی مستقل و البته متمایز داده می‌شود. بدین ترتیب هرکدام از اعضای تیم می‌توانند به مشکل مطرح شده از دیدگاهی متفاوت نگاه کنند. تکنیک طوفان نقش‌ها در سال ۱۹۸۵ معرفی شد و بیشتر اعضایی را هدف می‌گرفت که در ابراز عقیده شخصی خود در جلسات تولید ایده به‌اندازه کافی موفق نبوده‌اند. بدین ترتیب می‌توان تا اندازه زیادی در ارائه ایده‌های خلاقانه و نوین مؤثر عمل نمود.